Kancelaria
pok. nr 1 (parter)
Do zakresu Kancelarii należą sprawy:
Imię i nazwisko – stanowisko | Nr telefonu | Nr pokoju |
---|---|---|
Anna Sarzała – Główny Specjalista | 22 484 23 05 | 1 |
Katarzyna Ruszkowska – Główny Specjalista | 22 484 23 06 | 1 |
Agnieszka Szczurowska – inspektor | 22 484 23 07 | 1 |
Do zakresu Kancelarii należą sprawy:
- udzielanie pełnej informacji o:
- strukturze organizacyjnej urzędu, jednostkach organizacyjnych gminy i jednostkach pomocniczych,
- rodzaju, trybie, miejscu załatwianych spraw w urzędzie, w tym o stanie zaawansowania sprawy lub wskazywanie pracownika merytorycznego danego wydziału;
- wydawanie ujednoliconych druków i formularzy niezbędnych do załatwienia sprawy oraz udzielanie pomocy przy ich wypełnianiu;
- przyjmowanie dokumentów składanych przez interesantów do Urzędu Miasta i Gminy, sprawdzanie ich kompletności oraz wydanie potwierdzeń złożenia pisma;
- prowadzenie zapisów mieszkańców do burmistrza gminy i jego zastępców;
- obsługa infolinii urzędu;
- pomoc osobom niepełnosprawnym w załatwieniu spraw, w tym obsługa systemu wideotłumacza;
- przyjmowanie opłat kartą płatniczą i telefonem komórkowym przez interesantów UMiG;
- rejestracja korespondencji przychodzącej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów;
- rejestrowanie ofert przetargowych wpływających do urzędu;
- rozdział korespondencji wraz ze wstępną dekretacją, przesyłek oraz dokumentów zewnętrznych na poszczególne komórki organizacyjne urzędu;
- rejestracja zewnętrznych dokumentów, o charakterze finansowych, w rejestrze faktur;
- rejestracja pism wyłączonych z systemu EZD w dzienniku korespondencyjnym, (np.: deklaracje śmieciowe; zaświadczenia o zameldowaniu; zwroty podpisanych zawartych umów z gminą; wystąpienia urzędów o nadesłanie aktów zgonu zmarłych dłużników; orzeczenia sądowe o rozwodach);
- wydawanie korespondencji i przesyłek pracownikom urzędu;
- segregacja i dystrybucja prasy i czasopism do odpowiednich komórek urzędu;
- obsługa poczty elektronicznej urzędu z adresów: kancelaria i urząd (rejestracja w systemie EZD i przekazywanie e-maili do wydziałów merytorycznych);
- realizacja czynności wynikających z umowy o świadczenie usług pocztowych;
- eksploatacja frankownicy i kontrola stanu konta na ww. urządzeniu, zlecanie okresowych przeglądów frankownicy i urządzeń z nią związanych (waga);
- prowadzenie rejestru obwieszczeń i ogłoszeń zewnętrznych w elektronicznym systemie;
- prowadzenie rejestru obwieszczeń wewnętrznych;
- przyjmowanie pism sądowych lub prokuratorskich w wypadku niemożności ich doręczenia adresatowi w jego miejscu zamieszkania (doręczenia zastępcze);
- obsługa głównej tablicy ogłoszeń;
- przyjmowanie i nadawanie faksów urzędowych;
- archiwizacja dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.