[start]pok. nr 1 (parter)[koniec]

Imię i nazwisko – stanowisko	Nr telefonu	Nr pokoju
Anna Sarzała – Główny Specjalista	22 484 23 05	1
Katarzyna Ruszkowska – Główny Specjalista	22 484 23 06	1
Agnieszka Szczurowska – podinspektor	22 484 23 07	1

Do zakresu Kancelarii należą sprawy:

1. udzielanie pełnej informacji o:
   
   • strukturze organizacyjnej urzędu, jednostkach organizacyjnych gminy i jednostkach pomocniczych,
   • rodzaju, trybie, miejscu załatwianych spraw w urzędzie, w tym o stanie zaawansowania sprawy lub wskazywanie pracownika merytorycznego danego wydziału;
2. wydawanie ujednoliconych druków i formularzy niezbędnych do załatwienia sprawy oraz udzielanie pomocy przy ich wypełnianiu;
3. przyjmowanie dokumentów składanych przez interesantów do Urzędu Miasta i Gminy, sprawdzanie ich kompletności oraz wydanie potwierdzeń złożenia pisma;
4. prowadzenie zapisów mieszkańców do burmistrza gminy i jego zastępców;
5. obsługa infolinii urzędu;
6. pomoc osobom niepełnosprawnym w załatwieniu spraw, w tym obsługa systemu wideotłumacza;
7. przyjmowanie opłat kartą płatniczą i telefonem komórkowym przez interesantów UMiG;
8. rejestracja korespondencji przychodzącej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów;
9. rejestrowanie ofert przetargowych wpływających do urzędu;
10. rozdział korespondencji wraz ze wstępną dekretacją, przesyłek oraz dokumentów zewnętrznych na poszczególne komórki organizacyjne urzędu;
11. rejestracja zewnętrznych dokumentów, o charakterze finansowych, w rejestrze faktur;
12. rejestracja pism wyłączonych z systemu EZD w dzienniku korespondencyjnym, (np.: deklaracje śmieciowe; zaświadczenia o zameldowaniu; zwroty podpisanych zawartych umów z gminą; wystąpienia urzędów o nadesłanie aktów zgonu zmarłych dłużników; orzeczenia sądowe o rozwodach);
13. wydawanie korespondencji i przesyłek pracownikom urzędu;
14. segregacja i dystrybucja prasy i czasopism do odpowiednich komórek urzędu;
15. obsługa poczty elektronicznej urzędu z adresów: kancelaria i urząd (rejestracja w systemie EZD i przekazywanie e-maili do wydziałów merytorycznych);
16. realizacja czynności wynikających z umowy o świadczenie usług pocztowych;
17. eksploatacja frankownicy i kontrola stanu konta na ww. urządzeniu, zlecanie okresowych przeglądów frankownicy i urządzeń z nią związanych (waga);
18. prowadzenie rejestru obwieszczeń i ogłoszeń zewnętrznych w elektronicznym systemie;
19. prowadzenie rejestru obwieszczeń wewnętrznych;
20. przyjmowanie pism sądowych lub prokuratorskich w wypadku niemożności ich doręczenia adresatowi w jego miejscu zamieszkania (doręczenia zastępcze);
21. obsługa głównej tablicy ogłoszeń;
22. przyjmowanie i nadawanie faksów urzędowych;
23. archiwizacja dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.