Kancelaria

Pok. nr 1 (parter)

Pracownicy:

Anna Sarzała - inspektor

22 484 23 05

Katarzyna Ruszkowska - inspektor

22 484 23 06

Agnieszka Szczurowska - podinspektor

22 484 23 07

 


Do zakresu Kancelarii należą sprawy:

  1. udzielanie pełnej informacji o:
    a) strukturze organizacyjnej urzędu, jednostkach organizacyjnych gminy i jednostkach pomocniczych.
    b) rodzaju, trybie, miejscu załatwianych spraw w urzędzie, w tym o stanie zaawansowania sprawy lub wskazywanie pracownika merytorycznego danego Wydziału;
  2. wydawanie ujednoliconych druków i formularzy niezbędnych do załatwienia sprawy oraz udzielanie pomocy przy ich wypełnianiu;
  3. przyjmowanie dokumentów składanych przez interesantów do Urzędu Miasta i Gminy, sprawdzanie ich kompletności oraz wydanie potwierdzeń złożenia pisma;
  4. prowadzenie zapisów mieszkańców do Burmistrza Gminy i jego Zastępców;
  5. obsługa infolinii Urzędu;
  6. pomoc osobom niepełnosprawnym w załatwieniu spraw, w tym obsługa systemu wideotłumacza;
  7. przyjmowanie opłat kartą płatniczą i telefonem komórkowym przez interesantów UMiG;
  8. rejestracja korespondencji przychodzącej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów;
  9. rejestrowanie ofert przetargowych wpływających do Urzędu;
  10. rozdział korespondencji wraz ze wstępną dekretacją, przesyłek oraz dokumentów zewnętrznych na poszczególne komórki organizacyjne Urzędu;
  11. rejestracja zewnętrznych dokumentów, o charakterze finansowych, w rejestrze faktur;
  12. rejestracja pism wyłączonych z systemu EZD w dzienniku korespondencyjnym, (np.: deklaracje śmieciowe; zaświadczenia o zameldowaniu; zwroty podpisanych zawartych umów z Gminą; wystąpienia urzędów o nadesłanie aktów zgonu zmarłych dłużników; orzeczenia sądowe o rozwodach);
  13. wydawanie korespondencji i przesyłek pracownikom Urzędu;
  14. segregacja i dystrybucja prasy i czasopism do odpowiednich komórek Urzędu;
  15. obsługa poczty elektronicznej Urzędu z adresów: kancelaria i urząd (rejestracja w systemie EZD i przekazywanie e-maili do wydziałów merytorycznych);
  16. realizacja czynności wynikających z umowy o świadczenie usług pocztowych;
  17. eksploatacja frankownicy i kontrola stanu konta na ww. urządzeniu, zlecanie okresowych przeglądów frankownicy i urządzeń z nią związanych (waga);
  18. prowadzenie rejestru obwieszczeń i ogłoszeń zewnętrznych w elektronicznym systemie;
  19. prowadzenie rejestru obwieszczeń wewnętrznych;
  20. przyjmowanie pism sądowych lub prokuratorskich w wypadku niemożności ich doręczenia adresatowi w jego miejscu zamieszkania (doręczenia zastępcze);
  21. obsługa głównej tablicy ogłoszeń;
  22. przyjmowanie i nadawanie faksów urzędowych;
  23. archiwizacja dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Wytworzył (lub osoba odpowiedzialna za treść informacji): Irena Krasnopolska
Data wytworzenia: 2018-04-16
Opublikował(a): psiepsiak@konstancinjeziorna.pl
Data publikacji: 2018-04-16
Data aktualizacji: 2018-09-05
Ostatnią modyfikację serwisu wykonano 2018-04-16 14:27:16 | © 2011 Urząd Miasta i Gminy Konstancin - Jeziorna